• Paramétrable
• Convivial
• Adaptable
• Nombreuses fonctionnalités
• Prise en compte des contraintes "Métier"
• Produit documenté
• Prise en main facile

JOBPLAN est né du sentiment qu'il fallait  mettre à la disposition des PME/PMI un produit permettant de gérer d'une façon générale  tout projet qu'il soit d'ordre administratif, commercial ou d'exploitation courante et de prendre en compte l'ensemble des tâches qui concourent à avoir une information permanente au profit de tous ceux qui ont besoin. C'est un logiciel simple d'une utilisation facile possédant de nombreuses fonctionnalités.

Ce produit d’inspiration bureautique permet de gérer tous les flux d’informations internes, entrants et sortants.

L’ergonomie soignée de JOBPLAN aide à l’appropriation rapide des principales fonctionnalités de ce GRT (Gestion Relations Tiers) particulièrement efficace.

En règle générale, quelques jours d'apprentissage à l'aide d'une documentation détaillée suffisent pour posséder une bonne maîtrise de l'outil.

JOBPLAN trouve notamment son utilité dans toutes les entreprises, départements ou services confrontés à la connaissance d’événements prévus de longue date, à la réalisation de plannings prévisionnels, à leur suivi et à la gestion de projets pour une activité au quotidien.

Il apporte une information permanente aux utilisateurs et une aide précieuse pour la mise en oeuvre de leur travail.

Il constitue également une aide indispensable pour l’exécution de tâches dites répétitives.

FONCTIONNALITES ET CARACTERISTIQUES 

Jobplan permet :

• La génération de plannings prévisionnels et le contrôle de leur réalisation.
• Une mise à jour temps réel de la base de données.
• La centralisation des informations grâce à l'association automatique des données sous des enregistrements "dossiers" ou "Tiers" qui ont été préalablement ouverts :

1. La saisie des appels téléphoniques,
2. Rédaction de compte-rendus pré-formatés,
3. L’enregistrement de documents scannés,
4. L'enregistrements des courriers entrants et sortanT
5. L’intégration des mails reçus ou émis à partir du logiciel
6. Historique

Jobplan dispose de différents modules additionnels pour la prise en charge de besoins plus spécifiques, et notamment :

• La gestion des entreprises de formation : JOBPLAN Formation
• La gestion de la prospection commerciale : JOBPLAN Prospects
• Le traitement des relances clients : JOPLAN Relances qui permet de suivre  de façon rigoureuse et quotidienne le règlement des factures.

Caractéristiques techniques :

Le module est développé sous fox pro et bénéficie des ressources d’une base de données puissante. Il est mis en œuvre en mode mono poste ou en réseau. Il est distribué avec une base d’essai et selon les options d’acquisition avec un nombre de bases plus important pour le traitement sur un même site de plusieurs plannings totalement indépendant les uns des autres.

Ses nombreuses fonctionnalités permettent  notamment de :

• Répertorier par service et intervenant les différents dossiers

• Répertorier selon les types de  dossier les différentes tâches à réaliser avec leur fréquence et leurs échéances ou la liste de tâches (système de nomenclatures) dont les échéances de chaque tâche sont déterminées par le système à partir ou pour atteindre une date.

• Répertorier les différents Tiers de l'Entreprise en autant de répertoires que nécessaire avec pour chaque Tiers la possibilité de  :

1. enregistrer leurs différentes caractéristiques (coordonnées et contacts, téléphone, mail etc..)
2.   associer ou ouvrir des dossiers sans limitation de leur nombre
3. établir des liens pour information ou utilisation dans des courriers (fonction publipostage pour le Tiers ou les contacts).
4. archiver les courriers

• Enregistrer les intervenants avec leurs droits, mot de passe et les répertoires auxquels ils ont accès

• Générer les plannings prévisionnels sur des périodes programmées par les utilisateurs (planning par utilisateur, service, dossier)

• Enregistrer les rendez vous et obtenir des informations journalières, hebdomadaires et mensuelles.

• Suivre les réalisations par rapport aux échéances prévisionnelles avec signalisation des retards et enregistrement des rapports de réalisation

• Consulter et ou éditer le planning selon les différentes périodicités (journalière, hebdomadaire, mensuelle).

• Enregistrer des coûts, des frais, des distances kilométriques par tiers en les rattachant à des dossiers ou à des projets.

• Consulter l’historique des opérations.

• Conserver dans la GED l'archivage des courriers et mails reçus ou émis classés par nature (paramètre) et les consulter par Tiers ou dossier (Gestion électronique des documents).

• Ecrire des courriers et des mails envoyés à partir de la gestion des dossiers ou de la fiche "Tiers" par saisie de textes ou insertion de textes par référence à une bibliothèque élaborée par les utilisateurs selon leur propres besoins.

• Affecter des commerciaux par secteur et attribuer automatiquement ces secteurs à une catégorie de tiers (prospects ou clients) par référence à une table des communes.

• Gérer des documents utilisables comme  :

1. Notes de travail, directives ou description des procédures et cela sans limitation de leur nombre.
2. Documents de fusion (publipostage sous Word ou liste ou document Excel) sans limitation de leur nombre pour une affectation par tâche de planning.
3. Scanner des documents (plans par exemple) pour une éventuelle diffusion ou consultation ou édition pour que tous les utilisateurs autorisés aient la même documentation en temps réel.

• Lancer des recherches selon différents critères (données contenues dans les dossiers, dans les fiches Tiers, mots clés, objet des courriers  etc.)

• Constituer une bibliothèque de courriers et/ou tableaux pourvus de leurs champs de fusion à partir de plusieurs listes de champs à insérer selon la nature des courriers.

• Entreprendre des publipostages suite à des sélections automatiques ou au résultat de recherches selon les critères choisis par l'utilisateur.

• Enregistrer les appels téléphoniques émis ou reçus et les dispatcher vers leurs destinataires.

• Mettre à jour le chrono des courriers partis et des courriers reçus.

• Communiquer entre les différents intervenants reliés sur le réseau sous forme de messages avec validation de leur lecture.

• Traiter la facturation par saisie des données et possibilité de passerelle avec le produit comptable de l'utilisateur (adaptation).

• Enregistrer les règlements et effectuer le suivi client

• Transférer les mises à jour des données modifiées avec des intervenants étant sur des sites déportés.

• Le logiciel est documenté et permet ainsi une meilleure prise en main et un temps de paramétrage  et d'adaptation rapide.

MODULE "JOBPLAN RELANCES CLIENTS"

Job plan, l’outil de relance des Clients Débiteurs et de gestion des contacts commerciaux (suivi des litiges et des relations clients).

Avec JOBPLAN, vous obtiendrez dans les meilleurs délais :

• une diminution du temps de traitement des relances,
• un suivi des actions à entreprendre,
• une amélioration du recouvrement des créances,
• une information fiable et constante du suivi des comptes clients
• une détection anticipée des éventuelles difficultés financières des clients

Vous bénéficierez d’un outil très convivial permettant au crédit manager de disposer d’une visualisation centralisant sur un même écran en temps réel l’ensemble des données nécessaires à l'exécution de son travail.

Jobplan "Relances" et "Contacts commerciaux" sont des modules du logiciel multifonction "JOBPLAN de base" développé sous FOXPRO (produit Microsoft) dont les fonctionnalités sont paramétrables. Il est disponible en mono poste et/ou en client serveur. Il est doté de sa propre base de données et d’un grand nombre de passerelles vers des outils bureautiques comme Word, Excel, Outlook Express.

Pour permettre le traitement des relances, une passerelle est établi entre le logiciel comptable opérationnel chez l'utilisateur et le module "Relances" pour l'importation tant des données "clients" que des écritures non soldées. Ces  passerelles assurent la mise à jour des informations "Job plan" pour éliminer les écritures qui sont payées au fur et à mesure des relances.

Il est doté d’une gestion de droits d’accès par type de travail et par utilisateur afin d’assurer les tâches de chacun et la confidentialité des informations.

JOBPLAN peut être installé rapidement et simplement en MONOPOSTE ou en CLIENT SERVEUR.

CORAI étant le concepteur et le développeur de cet outil de gestion , JOBPLAN peut si nécessaire faire l’objet de compléments ou modifications voir de développements pour répondre à des besoins plus spécifiques ou annexes.

Avec JOBPLAN (module de base + module relances), vous détenez une solution efficace et économique pour supprimer vos difficultés de recouvrement de vos créances.

Prix nous consulter

• utilisation facile
• convivial
• mise en œuvre simple et rapide
• résultats probants
• paramétrable
• prise en main rapide

Les paramètres et les aides à l'utilisation du produit concernent notamment :

• nombre de relances
• écart jours PAR défaut entre 2 relances
• nombre de relances à traiter par jour pour répartition des actions
• liste des actions avec leur nature (courrier et/ou téléphone et:ou mail)
• nomenclature de base des tâches constituant une relance 
• prochaine échéance à traiter
• intervenant responsable des relances pour affectation par défaut à son planning des relances à réaliser
• répertoire et type de dossier pour affectation des dossiers relances
• textes prédéfinis pour sélection dans la mise à jour des comptes rendus
• génération des squelettes de courrier et/ou des mails avec champs de fusion etc..

• Prise en compte des écritures à relancer par importation des écritures clients dans le module "Relances"
• Création automatique des dossiers relances clients en début de chaque échéance des règlements prévus.
• Envoi d'un relevé rappelant les règlements attendus de l'échéance  (éventuellement avant l'arrivée de l'échéance)
• Détermination automatique et mise à jour de l'échéancier des relances.
• Chaque jour exploitation du planning prévu pour la gestion des relances soit par des actions téléphoniques soit par envoi d'un courrier généré  défini selon la nature de la relance.
• Le résultat de la relance est noté (répertoire des résultats habituels) ainsi que la nature de la prochaine relance (répertoire des natures de relance et des actions) avec sa date (données par défaut ou indiquées par l'intervenant). Cette action met à jour le planning des relances ainsi que l'historique des relances faîtes, la GED (gestion électronique des documents)  et les appels téléphoniques.
• L'import journalier des données  supprime automatiquement les écritures payées de façon à n'avoir à traiter que les factures impayées ou partiellement payées, les dossiers par échéance qui sont soldés sont automatiquement supprimés des affichages.
• La notion de client et/ou de factures à ne pas relancer est prévue.
• A partir de l’export quotidien de vos écritures comptables vous aurez un suivi temps réel des comptes Clients en retard de paiement.

L’équipe de recouvrement dispose ainsi d’un planning à jour lui permettant d’accélérer le traitement de ces relances. Il a sur son agenda en temps réel les relances à traiter avec leur mode de traitement. Un système de couleur lui permet de visualiser les retards dans l'exécution de son travail et les actions réalises.

Les mêmes traitements d'une même échéance peuvent se faire également par lot par envoi des relevés soit par courrier soit par mail. Ceux-ci peuvent être rédigés dans la langue du client à partir d'un code langue dans la fiche du client.